SISTEMI DI GESTIONE: RIFLESSIONI TECNICHE SULL’APPLICAZIONE REALE E SULLA CONSULENZA INTELLIGENTE

SISTEMI DI GESTIONE: RIFLESSIONI TECNICHE SULL’APPLICAZIONE REALE E SULLA CONSULENZA INTELLIGENTE

SISTEMA DI GESTIONE “NATURALE”

Riprendiamo un concetto espresso in un passato articolo per svilupparlo maggiormente ed in un’ottica complementare:

Tutte le aziende hanno un sistema di gestione proprio, non frutto di consulenze o di confronto con le norme, ma conseguente dall’organizzazione e dai meccanismi che si sono creati di fatto in azienda

images-4Questo sistema di gestione avrà nel tempo naturalmente gestito le criticità e le necessità dei processi operativi, i requisiti dei clienti, le norme fiscali, gli aspetti ambientali e di sicurezza sul lavoro, la security, la privacy, …

Per la maggior parte degli imprenditori sarebbe già abbastanza che qualcuno valutasse tale “sistema di gestione naturale” al fine di rilevare criticità, aree di miglioramento, eventuali rischi di gestione che potrebbero minacciare la vita dell’organizzazione stessa, aumentare la consapevolezza della capacità aziendale a soddisfare i requisiti.

Adottare uno standard però è un altro paio di maniche: non significa unicamente valutare il sistema di gestione, e certamente non è alla portata tutti: non intendo che i sistemi di gestione siano solo appannaggio di organizzazioni grandi e strutturate, ma che la direzione aziendale, l’imprenditore, debba essere pronto per applicare un sistema di gestione secondo uno standard: deve – detto in qualitatese – avere in mente una politica e degli obiettivi, mettere a disposizione risorse, aver la capacità di portare avanti il progetto tirandosi dietro tutta l’azienda come un vero leader, incaricare competenze vere, avere il coraggio di destrutturare per ricostruire, mantenere ciò che è positivo e renderlo ancor più funzionale agli obiettivi.

Una volta che la Direzione sarà pronta, non serve altro che iniziare.

SISTEMI DI GESTIONE “FOTOCOPIA”

Adottare uno standard di riferimento, non significa nemmeno che tutti i sistemi di gestione conformi a tale standard siano uguali per diverse aziende, o che tutte le aziende abbiamo un unico modo di gestire il proprio business e di approcciarsi al mercato, al cliente, ed agli aspetti cogenti.images-6

Ogni standard è da vedere un po’ come la guida dei binari; è l’azienda che però decide la destinazione ed il giro da fare. Lo standard è la struttura che va usata dall’azienda per lavorare secondo i requisiti determinati.

Per esempio, le norme certificabili relative a qualità, ambiente, salute e sicurezza sul lavoro, indicano che l’azienda deve determinare obiettivi possibilmente misurabili; ma tali norme non identificano quali obiettivi, come strutturare il programma per raggiungerli, come monitorarli e con quali strumenti misurarli, … Questo passo in più spetta all’azienda, ed è lo sforzo che crea valore; valore che non è rappresentato dal “foglio” che ne risulta, sopra cui c’è una bella tabella colorata, ma dal percorso che ha visto il confronto in azienda , ha fatto incontrare menti ed approfondire aspetti, ha tirato fuori necessità e soluzioni.

Il sistema di gestione deve mirare a creare questo vero valore, altrimenti verrà vissuto dall’azienda come un costo inutile (di cui prima o poi farà a meno), o come un obbligo per accedere a gare pubbliche, finanziamenti, commesse importanti, ma che non darà mai nulla all’azienda.

Certo: per un’azienda, come per un consulente non professionale o non esperto, è più facile creare un “sistema di gestione fotocopia”, con manuale, procedure, istruzioni, moduli uguali da azienda ad azienda. Ma qui non c’e valore, c’è carta inutile, spesso dannosa, e certamente costosa.

E soprattutto il consulente (o l’azienda che opta per il fai-da-te) non ha progettato un sistema di gestione cucito addosso all’azienda, non ha lavorato per quell’azienda, valutandone processi, requisiti, competenze, necessità; ma ha operato con superficialità limitandosi ad un “copia-incolla” molto costoso per l’azienda.

SISTEMA DI GESTIONE INTELLIGENTE

Invece il sistema di gestione deve poter essere un’opportunità per l’azienda.

E quindi i documenti di supporto al sistema dovranno essere strumenti, non obblighi fine a se stessi.

images-8Volendo fare un esempio, il modulo di registrazione della preparazione della spedizione non deve essere compilato dal magazziniere perchè “il sistema lo impone”; questa idea porterà in breve tempo al risultato che quel modulo diventerà uno dei tanti compilati poco prima che “arrivi” l’ispettore dell’ente di certificazione. Questo è dannoso per l’azienda, una perdita di tempo e un costo inutile.

Ma perchè quel modulo diventa un “peso”? Le risposte potrebbero essere molteplici:

  • La progettazione del modulo non è stato un momento di confronto con gli operatori del magazzino o con il responsabile della spedizione, in modo da capire quali fossero le prassi consolidate in azienda, e come tali prassi combaciassero o si distanziassero dai requisiti dello standard di riferimento. Molto probabilmente il consulente si è limitato a consegnare all’azienda un modulo “fotocopia” usato in altre aziende, sempre lo stesso; e l’ha consegnato al responsabile del sistema, o al responsabile del processo nella migliore delle ipotesi, non ai diretti compilatori di quel modulo.
  • Questo ci porta alla seconda possibile risposta: è mancata la fase assolutamente necessaria di comunicazione, formazione ed addestramento degli operatori. A cosa serve un sistema – anche se progettato in modo sublime – se non è usato e capito dagli operatori? A chi giovano documenti carini, colorati ed anche rispondenti alla realtà aziendale, se chi li deve utilizzare quotidianamente non li conosce, non li ha metabolizzati e non ne ha capito l’importanza?
  • Nessuno – direzione, responsabile del sistema, responsabile del processo, consulente – ha mai verificato che il modulo fosse usato quotidianamente. A quale azienda serve un sistema fatto e messo da una parte?

Quindi non solo il sistema deve essere ben progettato, ma anche diffuso e monitorato.

Ben progettato significa che il consulente (o la risorsa interna dedicata a tale attività) deve essere un profondo conoscitore dello standard di riferimento, padroneggiare gli aspetti di organizzazione aziendale, avere esperienza di approccio sistemico, competenze tecniche sui processi specifici dell’azienda, doti di comunicazione notevoli per potersi approcciare alle risorse aziendali a tutti i livelli. Questa persona sarà un buon consulente per ogni azienda (e non una fotocopiatrice costosa) che saprà mappare i processi, sporcarsi le mani andando ad approfondire il “sistema di gestione naturale” presente in azienda, confrontarsi con i lavoratori per ottenere informazioni reali ed operative; solo dopo tale fase potrà progettare ad hoc il sistema di gestione, i documenti di supporto, le procedure e prassi tecnico-operative. Tipicamente il progetto andrà riesaminato e verificato fase dopo fase, ancora una volta con la condivisione e partecipazione di tutti i lavoratori.

Diffuso significa che il progetto va messo in atto: infatti, dopo avere presentato alla direzione il progetto finito, imagesandranno organizzati incontri di formazione in aula, e di addestramento sulle postazioni di lavoro, dedicati al personale che dovrà non solo gestire (cioè i responsabili dei processi aziendali) ma anche applicare il sistema di gestione giorno dopo giorno (gli operativi). Questi incontri saranno l’opportunità per approfondire ancora le fasi lavorative, e far comprendere al magazziniere il fine della registrazione della preparazione della spedizione, le modalità di compilazione e di archiviazione del documenti, i canali comunicativi del sistema. Questo consentirà al sistema di avere una propria vita ed un’intelligenza, non sottoposta alle fatiche del responsabile del sistema.

Infine, un sistema monitorato è la chiave per rilevare criticità in modo tempestivo, aggiustare il tiro, ritornare nuovamente sull’operatività, confrontarsi con il quotidiano, migliorare continuamente.

CONCLUSIONI

Tutto considerato, per trasformare l’adozione di un sistema di gestione in una esperienza di valore per l’azienda, devono coesistere le seguenti condizioni:

A – La Direzione aziendale deve avere la volontà forte di applicare uno standard, spingendo tutta l’azienda a farlo, mettendo a disposizione le risorse e facendo propaganda dell’utilità del sistema di gestione

B – Il progetto di implementazione del sistema deve essere affidato ad un consulente che sia capace, competente, comunicativo, tecnico, con esperienza reale e pratica

C – Il sistema deve raggiungere tutto il personale interessato dei processi aziendali, non deve rimanere nelle alte sfere direzionali, ma permeare l’operatività, fare parte della vita aziendale essendone un supporto e non un peso

D – Il monitoraggio pianificato su base periodica deve aiutare l’azienda a capire dove sta andando e come rendere maggiormente efficiente la propria dimensione con il miglioramento continuo

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Tutto questo renderà efficace un sistema di gestione che parte da quello naturale ed arriva alla modalità intelligente.

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